Så här begär du information

Man behöver inte alltid själv besöka stadsarkivet för att få fram material ur arkivets offentliga samlingar. Fyll i en blankett för informationsbegäran, så svarar vi direkt per e-post.

I svaret kan ingå en elektronisk kopia av önskat dokument eller handling. Ifall informationsbegäran är en fråga gällande material som finns i stadsarkivets samlingar kan svaret också vara en fritt formulerad komprimerad beskrivning av de uppgifter som kommit fram i arkivmaterialet. Om vi i samband med utredandet hittat relevant offentligt material bifogar vi kopior av det.

Svarstiden för en informationsbegäran är enligt offentlighetslagen två veckor. Vi behandlar i regel inte sådana informationsbegäranden i forskarsalen som gäller specifika handlingar och innefattar framställning av kopior (t.ex. kopior av examensbetyg). Informationsbegäranden behandlas i den ordning de tas emot.

Vi rekommenderar att du lämnar in din informationsbegäran elektroniskt via formuläret Frågor till stadsarkivet.

Stadsarkivets informationstjänst är avgiftsfri.

Vilka uppgifter behövs?

I informationsbegäran lönar det sig att sätta in så mycket bakgrundsinfo som möjligt om det som förfrågningen gäller – det underlättar faktasökningen. Till exempel då det gäller informationsbegäran om personer lönar det sig att förutom personens namn nämna även födelsedatum och en uppskattning av de år då personen kan ha bott i Helsingfors eller jobbat vid något av stadens ämbetsverk. Dessa uppgifter gör det lättare att avgränsa och därmed påskynda sökningen. Då det gäller informationsbegäran om till exempel skolbetyg är det givetvis viktigt att ange den skola som skrivit betyget, liksom också vederbörandes studielinje, examensår och namn vid tidpunkten då betyget erhölls. 

Glöm inte att fylla i dina egna kontaktuppgifter, e-post och telefonnummer, i blanketten för informationsbegäran. Då kan vi ta kontakt om vi behöver preciseringar, och då kommer vårt svar fram.

Omfattande informationsbegäran

Om den framställda begäran om information bedöms vara alltför omfattande för att kunna behandlas inom ramen för normalt tjänstearbete, ber vi dig besöka forskarsalen på plats. Vi hjälper då till med att identifiera och hitta relevant material.

Med en omfattande begäran om information avses en begäran som uppfyller ett eller flera av följande kriterier:

• avser ett stort antal handlingar
• kräver att ett svar sammanställs från flera olika arkivkällor
• omfattar en mycket lång tidsperiod
• innehåller bristfälliga eller otillräckliga utgångsuppgifter
• avser ett stort antal olika personer
• innehåller flera separata informationsbegäranden
• utredningen av svaret kan betraktas som grundforskning (jfr utlämnande av handlingar)

Exempel på omfattande informationsbegäranden:

• Jag önskar få samtliga handlingar som rör fastigheten 91-12-373-20 för åren 1900–2026.
• Jag önskar få samtliga uppgifter om Rudolf Wasenius och hans familj i polisens adressregister för åren 1907–1973. Till familjen Wasenius hörde mor- och farföräldrarna, deras två syskon, Rudolfs make/maka samt deras tre gemensamma barn.
• Jag önskar få veta hur invånarnas inkomster i Kallioområdet har utvecklats under efterkrigstiden och vilka sociala konsekvenser detta har haft för stadsdelen.
• Jag önskar få uppgifter om den kommunala beskattningen för aktiebolaget OY Viljat rahaksi AB för åren 1904–1956.

När det gäller omfattande helheter eller stora materialmängder har kunden möjlighet att beställa kopiering från stadsarkivets digitaliseringspartner. Digitaliseringspartnern fakturerar kunden direkt enligt det beställda arbetet. I sådana fall ska kunden själv besöka stadsarkivets forskarsal för att identifiera det material som ska kopieras.

I Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet stadgas att svar på informationsbegäran skall ges ”senast inom två veckor efter att myndigheten har mottagit en begäran om att få ta del av handlingen”.

Informationsbegäran som innehåller känsliga personuppgifter

Om din informationsbegäran innehåller eller gäller under 100 år gamla känsliga personuppgifter (exempelvis hälsouppgifter, kundrelation hos social- och hälsovårdstjänster, kontonummer, personsignum), måste du logga in i responssystemet innan du lämnar in din informationsbegäran. Inloggningen sker med bankkoder, mobilcertifikat eller certifieringskort. Utan stark identifiering kan vi inte behandla en informationsbegäran som innehåller eller gäller känsliga personuppgifter.

Du kan logga in i responssystemet med nedanstående knapp. När du har loggat in i hittar du stadsarkivets responsblankett i kategorin ”Annan respons”.

Om din informationsbegäran gäller kunduppgifter hos social- eller hälsovårdstjänster (under hundra år gamla), som inte finns i stadsarkivet, ska du använda social-, hälsovårds- och räddningsbranschens egna blanketter, som du hittar under följande länkknapp.

Om din informationsbegäran inte innehåller eller berör känsliga personuppgifter kan du lämna in den direkt via länkknappen nedan.

Ifall du inte är säker på om det material du saknar finns här i stadsarkivet eller annanstans, kan du först titta på våra webbsidors avsnitt Vad vi inte har. Vid behov kan du också fråga vår kundtjänst +358 9 310 43571.

Exempel på informationsbegäran:

Jag gick ut grundskolan i Åshöjden år 1985 och skulle behöva en kopia av mitt avgångsbetyg från grundskolan.

Skulle det vara möjligt att få en kopia av Helsingfors stadsstyrelses sammanträde den 3.1.1957, det som står i paragraf 24?

Jag har hört att en släkting till mig jobbade på M/S Astræa på 1910-talet. Skulle det vara möjligt att ta reda på om det stämmer?

---