Yksityisarkistot kaupunginarkistossa
Helsingin kaupunginarkistossa säilytettävät yksityisarkistot täydentävät viranomaisaineistojen antamaa kuvaa Helsingistä ja helsinkiläisistä. Kaupunginarkistossa säilytetään muun muassa henkilöiden, sukujen, yhdistysten, järjestöjen, taloyhtiöiden ja muiden helsinkiläisten toimijoiden aineistoja. Arkistot ovat käytettävissä tutkimukseen ja muuhun tiedonhakuun niiden käyttöehtojen mukaisesti.
Yksityisarkistot kertovat helsinkiläisten elämästä
Helsingin kaupunginarkistossa säilytetään yli 600 yksityistä arkistoa ja kokoelmaa. Yksityisarkistot tuovat kaupungin historiaan näkökulmia, joita viranomaisten asiakirjoihin ei välttämättä tallennu. Kaupunginarkiston aineistot jakautuvat lähes 1 800 erilaiseen aineistokokonaisuuteen. Pääosin kaupunginarkiston aineistot muodostuvat kaupungin virastojen ja laitosten toiminnassa syntyneistä asiakirjoista.
Kokoelmiin kuuluu henkilö- ja sukuarkistoja, entisten kaupungin virkamiesten arkistoja, taloyhtiöiden aineistoja sekä tilojen ja talojen arkistoja. Suuren ryhmän muodostavat erilaisten järjestöjen ja yhdistysten arkistot. Niiden joukossa on esimerkiksi naisjärjestöjen, partioliikkeen, raittiusjärjestöjen ja harrastuskerhojen aineistoja.
Yksityisarkistot voivat sisältää esimerkiksi pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, toimintakertomuksia, valokuvia, päiväkirjoja, jäsenluetteloita, rakennuksiin liittyviä asiakirjoja ja muuta toiminnassa syntynyttä aineistoa. Eri arkistojen sisältö ja laajuus vaihtelevat muutamasta yksittäisistä asiakirjasta laajoihin asiakirjakokonaisuuksiin.
Yksi suurimmista yksityisarkistoista on vuoden 1952 Helsingin olympialaisten järjestelyorganisaation arkisto, joka kuuluu myös Unescon kansalliseen Maailman muisti -rekisteriin. Vanhimmat kaupunginarkistossa säilytettävät yksityiset aineistot ovat 1700-luvulta.
Näin löydät yksityisarkistoja
Kaupunginarkistossa säilytettävien yksityisarkistojen viite- ja kuvailutietoja voi hakea Sinetti-arkistotietojärjestelmästä. Haussa voi käyttää esimerkiksi henkilön, yhdistyksen, organisaation, paikan tai aiheen nimeä. Aineistoja voi etsiä myös aakkosjärjestyksessä arkistonmuodostajan perusteella.
Lähtökohtaisesti yksityisarkistojen aineistoja ei ole saatavilla digitoituina. Analogisia aineistoja voi tilata tutkittavaksi kaupunginarkiston tutkijasaliin joko etukäteen Sinetissä tai paikan päällä asiakaspalvelussa. Jos et löydä etsimääsi aineistoa tai tarvitset apua haun tekemiseen, tai haluat tietää yleisesti Helsingin kaupunginarkistossa säilytettävistä yksityisarkistoista, voit lähettää viestin kaupunginarkiston kotisivujen Kysymykset kaupunginarkistolle -toiminnon kautta.
Haluatko luovuttaa aineistoa?
Helsingin kaupunginarkisto ottaa harkinnan mukaan vastaan Helsinkiin liittyvien yhdistysten ja järjestöjen, taloyhtiöiden, yksityishenkilöiden ja muiden toimijoiden arkistoja. Vastaanotettavan aineiston tulee liittyä Helsinkiin tai helsinkiläiseen toimintaan ja täydentää kaupunginarkiston kokoelmia. Jokainen aineistotarjous arvioidaan erikseen.
Ennen aineiston tuomista kaupunginarkistoon luovuttajan tulee ottaa yhteyttä kaupunginarkistoon. Yhteydenotossa on hyvä kertoa lyhyesti
- kenen tai minkä toimijan arkistosta on kyse
- miltä ajalta aineisto on
- millaisia asiakirjoja tai muita aineistoja kokonaisuuteen kuuluu
- kuinka paljon aineistoa on
- missä aineistoa tällä hetkellä säilytetään
- liittyykö aineistoon käyttörajoituksia tai henkilötietoja
- missä kunnossa aineisto on.
Kaupunginarkisto antaa yhteydenoton perusteella tarkemmat ohjeet ja sopii mahdollisesta aineiston arvioinnista, joko paikan päällä tai etäyhteyden välityksellä, sekä luovutusajankohdasta. Kaupunginarkisto ei ota vastaan aineistoa ilman ennakkosopimusta.
Mitä luovutettavalta aineisolta edellytetään?
Kaupunginarkisto pyrkii vastaanottamaan aineistoja mahdollisimman eheinä kokonaisuuksina. Asiakirjojen alkuperäinen järjestys kannattaa säilyttää eikä aineistoa tarvitse järjestää uudelleen ennen yhteydenottoa.
Toiminnassa olevilta järjestöiltä ei lähtökohtaisesti vastaanoteta määräajan säilytettävää tai alle kymmenen vuotta vanhaa aineistoa. Homeista tai niin huonokuntoista aineistoa ei vastaanoteta, jotta sen käsittely tai säilyttäminen ei vaaranna kaupunginarkiston muita kokoelmia.
Luovuttajan tulee olla aineiston omistaja tai muuten oikeutettu solmimaan aineistosta luovutussopimus. Jos aineistossa on muiden henkilöiden asiakirjoja, valokuvia tai henkilötietoja, niistä on hyvä kertoa jo ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.
Yksityisarkisto luovutetaan kaupunginarkistolle täydellä omistusoikeudella. Luovutuksesta laaditaan kirjallinen sopimus, jossa sovitaan aineiston omistuksesta, käytöstä ja mahdollisista käyttörajoituksista. Aineiston käyttöehdot arvioidaan aineiston sisällön ja lainsäädännön perusteella. Tavoitteena on, että vastaanotettu aineisto voidaan saattaa mahdollisimman laajasti tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden käyttöön.
