Näin teet tietopyynnön
Tiedon saaminen kaupunginarkiston hallussa olevista julkisista aineistoista ei välttämättä vaadi vierailua paikan päällä kaupunginarkiston tutkijasalissa. Voit lähettää meille tietopyynnön Kysymykset kaupunginarkistolle -lomakkeella, jolloin saat vastauksen suoraan sähköpostiisi.
Esittämäsi tietopyyntö voi esimerkiksi kohdistua johonkin tiettyyn asiakirjaan, jolloin saat vastauksesi liitteenä sähköisen kopion pyytämästäsi asiakirjasta. Tietopyyntö voi olla myös kysymys liittyen kaupunginarkiston hallussa olevaan aineistoon, jolloin vastaus voi olla vapaamuotoinen tiivis selvitys arkistoaineistoista paljastuneista tiedoista. Mikäli selvityksen yhteydessä on löytynyt jotakin vastaukseen liittyvää julkista asiakirja-aineistoa, laitamme näistä kopiot vastauksen liitteenä.
Tietopyynnön vastausajaksi on julkisuuslaissa määritelty kaksi viikkoa. Emme lähtökohtaisesti käsittele tutkijasalissa tiettyihin asiakirjoihin kohdistuvia tietopyyntöjä, joihin sisältyy kopioiden ottamista (esim. tutkintotodistuskopiot) vaan tietopyyntöihin vastataan niiden saapumisen mukaisessa järjestyksessä. Suosittelemme tekemään tietopyynnön sähköisesti “Kysymykset kaupunginarkistolle” -lomakkeella.
Mitä tietoja tarvitaan?
Tietopyyntöön kannattaa sisällyttää mahdollisimman kattavasti kysyttävään aiheeseen liittyviä taustatietoja, sillä nämä helpottavat pyydetyn tiedon löytämistä. Esimerkiksi henkilöitä koskevien tietopyyntöjen yhteydessä kannattaa mainita etsittävän henkilön nimen lisäksi hänen syntymäaikansa ja arvio vuosista, jolloin hän on saattanut Helsingissä asua tai toimia jonkin Helsingin kaupungin viraston palveluksessa. Nämä tiedot auttavat tiedonhaun rajaamisessa ja haettavan henkilön yksilöimisessä aineiston joukosta. Opintoihin liittyviä todistuksia pyydettäessä on tärkeää kertoa mistä koulusta on valmistunut, mahdollinen opintolinja, mikä on ollut valmistumisvuosi ja mikä on ollut todistuksen saajan silloin käyttämä nimi.
Muistathan täyttää Kysymykset kaupunginarkistolle -lomakkeeseen omat yhteystietosi puhelinnumeroineen sekä merkitä haluavasi vastauksen palautteeseesi. Näin voimme olla sinuun yhteydessä, jos kaipaamme tarkentavia tietoja tietopyyntöösi liittyen. Tällöin myös vastaus tietopyyntöösi löytää perille.
Laajat tietopyynnöt
Jos esitetty tietopyyntö katsotaan liian laajaksi virkatyönä tehtäväksi, pyydämme sinut paikan päälle tutkijasaliin ja avustamme sinua aineiston löytämisessä. Lähtökohtaisesti kaupunginarkisto ei peri maksua tietopyyntöjen käsittelystä, mutta laajojen aineistokokonaisuuksien tai isokokoisten aineistojen kopioimiseen liittyvistä kuluista sovitaan tietopyynnön esittäjän kanssa erikseen.
Arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät tietopyynnöt
Mikäli tietopyyntösi sisältää tai koskee alle 100 vuotta vanhoja arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveystiedot, sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkuus, tilinumero, henkilötunnus), tulee sinun kirjautua palautejärjestelmään ennen tietopyyntösi jättämistä. Kirjautuminen palveluun tapahtuu pankkitunnuksella, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Ilman vahvaa tunnistautumista emme voi käsitellä tämän tyyppisiä tietoja sisältävää tai koskevaa tietopyyntöäsi.
Mikäli olet kiinnostunut jotakin muuta kuin itseäsi koskevista sosiaali- tai terveydenhuollon asiakastiedoista, lue ensin linkin takaa löytyvä tiedotteemme asiakastietojen salassapidosta.
Pääset kirjautumaan palautepalveluun oheisen alla olevan painikkeen kautta. Kun olet kirjautunut palveluun, löydät kaupunginarkiston palautelomakkeen kategoriasta “Muu palaute” .
Mikäli taas tietopyyntösi koskee sosiaali- tai terveyspalveluiden asiakastietoja (alle 100 vuotta vanhat), jotka eivät löydy kaupunginarkistosta, tulee sinun käyttää sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan omia lomakkeita, jotka löytyvät oheisen linkkipainikkeen takaa.
Mikäli tietopyyntösi ei sisällä tai koske arkaluonteisia henkilötietoja, voit jättää tietopyyntösi suoraan oheisen painikkeen kautta.
Mikäli et ole varma löytyvätkö kaipaamasi aineistot täältä kaupunginarkistosta vai muualta, tarkista ensin verkkosivujemme osio Mitä meillä ei ole . Tarpeen mukaan voit tiedustella asiaa myös asiakaspalvelustamme +358 9 310 43571.
Oletko jo tutustunut Mitä meillä ei ole -osioon?
Vaikka kaupunginarkiston hallussa olevat asiakirjamäärät ovat mittavat, lähellekään kaikkea Helsingin kaupungin tuottamaa asiakirja-aineistoa ei meiltä löydy. Erityisesti tuoreemmat asiakirjat, joilla on edelleen käyttöä kaupungin päivittäisissä toiminnoissa sijaitsevat useimmiten kaupungin eri toimialojen hallussa. Mikäli olet kiinnostunut erilaisten valtion virastojen vanhemmasta asiakirja-aineistoista, sijaitsevat näiden organisaatioiden arkistot Kansallisarkistossa. Jos siis olet ensimmäistä kertaa laatimassa tietopyyntöä etkä ole varma löytyvätkö haluamasi tiedot meiltä, suosittelemme aluksi tutustumaan verkkosivuiltamme löytyvään Mitä meillä ei ole -osioon.
Esimerkkejä tietopyynnöistä:
Olen valmistunut Pakilan yläasteelta vuonna 1985 ja haluaisin kopion peruskoulun päästötodistuksestani.
Olisiko mahdollista saada pöytäkirjan kopio kaupunginhallituksen kokouksessa 3.1.1957 pykälällä 24 käsitellystä asiasta?
Olen kuullut sukulaiseni Etunimi Sukunimi työskennelleen M/S Astræa -nimisellä laivalla 1910-luvulla. Olisiko mahdollista selvittää pitääkö tämä paikkansa?
