Diaarit hakemistoina

Diaarit ovat virastojen ja laitosten käyttämiä asiakirjarekistereitä, joissa luetteloidaan kirjatut asiakirjat. Jokaiselle käsiteltävälle asialle annetaan oma diaarinumero, joka seuraa mukana asian käsittelyn eri vaiheissa. Tyypillisesti diaarin on merkitty, milloin asiakirja on saapunut tai otettu käsittelyyn, sisältö lyhyesti sekä käsittelyn eri vaiheet. Diaarit helpottavat asiakirjojen löytämistä: diaarinumeron avulla on helppo suurestakin aineistomäärästä jäljittää yksittäisen asian käsittelyprosessi. Samalla diaareilla on keskeinen merkitys viranomaisprosessissa – käsiteltävien asioiden seurannassa ja valvonnassa. Diaarit siis tekevät päätöksenteon eri vaiheiden seuraamisen mahdolliseksi sekä aikalaisille että myöhemmille tutkijoille. Lainsäädäntö ei välttämättä edellytä kirjaamista ja diaarien ylläpitoa, ja ne voidaankin korvata esimerkiksi tarkoituksenmukaisella arkistosuunnitelmalla. Käytännössä diaari on kuitenkin kaupunginhallinnossa hyvin yleinen tapa huolehtia asiakirjojen saatavuudesta.

Perinteisesti diaarit ovat olleet suurehkoja kirjoja, joissa yksi diaarimerkintä kulkee koko aukeaman ylitse (ks. kuva 2). 1900-luvun jälkipuoliskon diaarit ovat monesti kortistoja, joissa yksi kortti vastaa yhtä diaarimerkintää (ks. kuva 3). Sähköinen asiakirjahallinto on muuttanut diaarien käyttöä, joskin perusidea päätöksentekoprosessin dokumentoinnista ja säilyttämisestä loogisessa ja löydettävässä muodossa on edelleen ennallaan.

Helsingin kaupunki on pyrkinyt ohjaamaan kaupungin organisaation eri toimielinten rekisteröinti- ja arkistointikäytäntöjä. Tässä työssä kaupunginarkistolla on ollut ja on edelleen keskeinen rooli. Kirjaamisoppaiden ja ohjeiden tarkoituksena on järjestää kertyvä aineisto alusta asti siten, että sen myöhempi säilyttäminen ja käyttö on helpompaa.

Vuonna 1947 kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginarkiston esityksestä diariointia koskevan ohjeen, jossa kaupungin virastot ja laitokset velvoitettiin kirjaamaan kaikki asiakirjat ja kirjeet riippumatta niiden tärkeydestä (khs, ptk 614 §, 6.3.1947). Ohje kumottiin vuonna 1979 kaupunginhallituksen päätöksellä, jonka myötä voimaan tulivat kaupunginarkiston laatimat huomattavasti aiempaa yksityiskohtaisemmat asiakirjanhallinnan ohjeet. Muutoksen tarkoituksena oli vähentää kirjaamisen määrää edellyttämällä kirjaamista vain sellaisilta asiakirjoilta, joille diariointi olisi välttämätöntä esimerkiksi asiakirjojen myöhemmän löytymisen tai julkisuusperiaatteen toteutumisen näkökulmasta. Virastot ja laitokset kuitenkin saivat ohjeistuksen puitteissa itse päättää niille sopivasta kirjaamismallista ja kirjaamisen laajuudesta. Vuoden 1979 ohjeistusta täydentämään valmistui vuonna 1987 atk-diaarisuositus. Laajempi asiakirjahallinnon opas ilmestyi vuonna 1994.

Helsingin kaupungilla oli 1990-luvun puolivälistä lähtien käytössä sähköinen Pros-diaari -järjestelmä, jota kaikki virastot ja laitokset eivät kuitenkaan käyttäneet. Kaupunki siirtyi vuoden 2011 kesäkuussa sähköiseen Ahjo-asianhallintajärjestelmään. Muutoksen tarkoituksena oli yhdenmukaistaa ja automatisoida kaupungin virastojen asianhallintakäytänteitä ja parantaa näin tiedonsaantia.

Miten diaareja käytetään?

Diaarit ovat löydettävissä kunkin arkistonmuodostajan kohdalta Helsingin kaupunginarkiston Sinetti-arkistotietojärjestelmästä, jossa niiden tunnus on A (merkintäkirjat). Sinetin luettelosta ilmenee yleensä, millaisia erilaisia diaareja arkistonmuodostaja on ylläpitänyt, mikäli niitä on ollut useampia. Kirjaamiskäytännöt ovat voineet muuttua ajan saatossa, joten oleellista on myös pitää silmällä diaarien rajavuosia, jotka on pääsääntöisesti merkitty Sinettiin.

Diaarin käyttötapa on hyvin pitkälle kiinni sen järjestämisperiaatteesta. Ensimmäisenä täytyykin tunnistaa se kaava, jonka mukaan asiat on diaarin ryhmitelty. Tyypillisiä kaavoja ovat esimerkiksi kronologinen järjestys (saapumispäivämäärä tai vireille ottamisen päivämäärä), aakkosjärjestys ja asiajärjestys, jossa diaarimerkinnät on luokiteltu asiatyyppien mukaan. Myös diaarin luokituksen sisällä merkinnät on asetettu loogiseen järjestykseen. Mikäli diaari on laaja, siihen on usein liitetty myös erilaisia hakukortistoja, jotka helpottavat oikean asian löytämistä. Esimerkiksi kaupunkisuunnitteluviraston merkintäkirjat sisältävät asiahakemiston ja hakusanaluettelon, joiden tarkoitus on helpottaa varsinaisten diaarien (ks. kuva 3) käyttöä. Usein diaarikaava on kerrottu itse diaarin yhteydessä, mutta joskus se on pääteltävä muilla keinoin.

Kuva on kohdasta kaupunginvaltuusto (kvsto), ja diaarimerkinnät koskevatkin kaupunginvaltuutettujen tekemiä aloitteita. Vasemmanpuoleiselta sivulta selviävät mm. kirjeen saapumisajankohta, aloitteentekijät ja aloitteen sisältö. Oikeanpuoleisella sivulla kerrotaan, missä ja koska aloite on käsitelty. Lopputulos ei diaarimerkinnästä selviä, mutta sen antamien tietojen avulla on helppo esimerkiksi etsiä se kaupunginvaltuuston kokouspöytäkirja, jossa aloitteesta on päätetty.

Se, millaista diaaria kannattaa käyttää, riippuu tutkittavasta asiasta. Mikäli tutkimuksen kohteena ovat tietyntyyppiset asiat, kannattaa mahdollisuuksien mukaan valita asiadiaari. Edelleen asiaryhmien mukaan järjestetty diaari on hyödyllinen, mikäli etsijällä on tiedossa, mitä aihetta koskevaa yksittäistä päätöstä hän hakee, mutta tarkka vuosiluku ei ole selvillä. Yksittäistä päätöstä etsittäessä keskeistä on se, mitä haettavasta asiasta jo valmiiksi tiedetään.

Muut hakemistot

Aina ei yksittäisen asian löytääkseen tarvitse mennä diaaritasolle. Välillä pöytäkirjojen yhteydestä on löydettävissä aakkosellinen asiahakemisto, jonka yhteydessä mainitun käsittelypykälän avulla asian käsittelyn voi löytää suoraan pöytäkirjasta. Tällainen hakemisto on esimerkiksi kansanhuoltolautakunnan ja yleisten töiden lautakunnan pöytäkirjojen alussa (arkistonmuodostaja: rakennusvirasto, yleisten töiden lautakunta). Samoin painetuissa Helsingin kaupunginvaltuuston päätöksissä on hakemistot.

Kaupunginhallinnon yksittäisten päätösten jäljittämisessä kannattaa pitää mielessä myös Sinettiarkistosta digitoituna löytyvä kirjasarja Kertomus Helsingin kaupungin kunnallishallinnosta (1875–1974), eli ns. kunnalliskertomukset, jotka sisältävät kaupungin päättävien elinten, mukaan lukien lauta- ja johtokuntien, keskeiset päätökset. Jokaisen kirjan perässä on kirjakohtainen hakemisto, minkä lisäksi sarjaan on myös laadittu useita kattavampia hakemistoja. Kunnalliskertomuksista voi olla myös diaarien käytössä apua. Erityisesti tutkittaessa sellaista aihetta, jonka käsittelyprosessista tai vastuuvirastosta ei ole tarkkaa tietoa, kunnalliskertomukset voivat johdattaa oikean viraston (ja siis oikean diaarin) jäljille. Kaupungin eri toimielinten tehtävät ja silloiset nimitykset taas selviävät kaupunginarkiston käsikirjastossa olevista kunnalliskalentereista, mistä voi olla hyötyä vanhojen kaupunginhallinnon diaarien ja niiden lyhenteiden tulkitsemisessa.

Helsingin maistraatin toiminnasta kiinnostuneelle hyödyllisiä hakemistoja ovat Helsingin historiatoimikunnan laatimat kortistot. Maistraatin pöytäkirjoista on koottu aakkostetut henkilö-, paikannimi- ja asiahakemistot vuosilta 1809–1874. Hakemistot Maistraatin pöytäkirjoihin Sinetissä.